Workshop là gì? Hướng dẫn tổ chức Workshop hiệu quả

37

Trong cuộc sống hiện đại thì dường như ngôn ngữ cũng được biến tấu hiện đại theo, hiện nay người Việt có xu hướng Anh hóa nên nhiều từ sử dụng tiếng Anh để diễn tả nội dung, trong đó phải kể đến thuật ngữ Workshop. Chắc chắn đến thời điểm này vẫn còn có nhiều độc giả chưa biết Workshop là gì, đây chính là lý do bạn không nên bỏ qua bài viết này.

workshop la gi

Workshop là gì?

Workshop là một buổi hội thảo, một buổi thảo luận nhóm để trao đổi các ý tưởng, thảo luận về các cuộc biểu tình và ứng dụng của kỹ thuật, kỹ năng, v.v… một buổi workshop là một chương trình giáo dục duy nhất diễn ra trong thời gian ngắn, thường chỉ diễn tra trong khoảng 45 phút, nhiều thì diễn ra trong 2 ngày.

Hầu hết các hội thảo có một số tính năng chung:

  • Một buổi Workshop thường nhỏ, thường từ 6 đến 15 người tham gia, cho phép mọi người đều có thể tập chung vào cùng một vấn đề cần thảo luận một cách hiệu quả.
  • Một workshop thường được thiết kế cho những người đang làm việc cùng nhau hoặc làm việc trong cùng một lĩnh vực.
  • Chúng được thực hiện bởi những người có kinh nghiệm thực sự trong chủ đề đang thảo luận.

Đây chỉ là một số đặc điểm cơ bản, trong thực tế chúng ta không giới hạn thành viên trong một buổi workshop, số lượng người sẽ phụ thuộc vào đơn người tổ chức, đơn vị tổ chức, không gian tổ chức workshop.

Workshop ở Việt Nam

Tại Việt Nam Workshop đang ngày càng trở nên phổ biến và đa dạng, điều này có nghĩa là ai cũng đều dễ dàng tìm kiếm một buổi workshop trong bất kỳ lĩnh vực hay ngành nghề nào – Giáo dục, y tế, marketing, công nghệ, giải trí, kỹ thuật… mỗi khi có một chủ đề nóng, một vấn đề mới thì các chuyên gia sẽ mở các buổi workshop để cùng bàn bạc và trao đổi những kinh nghiệm giữa những người cùng tham gia buổi thảo luận đó.

Có thể Workshop kỹ năng mềm phổ biến tại Việt Nam nhưng đối với những doanh nghiệp, công ty nhỏ thì chưa thực sự biết tận dụng tại Việt Nam. Theo thống kê mới nhất thì những buổi Workshop tại Việt Nam hiện nay chủ yếu do các tổ chức phi chính phủ hay đến từ các sinh viên với nhau.

Có thể đây chính là một vấn đề rất đáng tiếc khi các doanh nghiệp chưa biết tận dụng điểm mạnh này như một chiến lược marketing. Nhiều người đọc đến đây vẫn chưa hiểu, hãy hình dung bạn cung cấp kiến thức cho khách hàng cần thì sẽ mang đến cho họ niềm tin, sự uy tín và khả năng thuyết phục khách sử dụng chính dịch vụ hay sản phẩm của mình.

Trao đổi với nhau trong những buổi Workshop rất cần thiết vì lượng kiến thức từ trước đến nay vẫn luôn vô vàn, không có ai dám khẳng định mình sẽ biết được tất cả bí mật của vũ trụ.

Những yếu tố làm cho workshop hiệu quả

Tổ chức Workshop thì ai cũng có thể thực hiện được nhưng để có một buổi workshop hiệu quả thì phải có thêm nhiều yếu tố, phải kể đến đó là:

  • Những người tham gia có liên quan hoặc hiểu biết về vấn đề sẽ thảo luận
  • Mục tiêu cho buổi workshop phải được xác định trước
  • Những phương thức tương tác cũng cần xác định trước
  • Những công việc, giai đoạn trong buổi hội thảo cần phải được lên kế hoạch
  • Có một người giỏi điều phối và dẫn dắt buổi workshop

Có thể nói rằng, một buổi tổ chức hội thảo hiệu quả sẽ mang lại rất nhiều lợi ích, đầu tiên giữa các bên liên quan sẽ tăng sự tin tưởng với nhau, tất cả mọi người đều nâng cao sự hiểu biết, các bên sẽ tiếp thu được giá trị nhất định về buổi workshop.

Ngoài ra người điều phối buổi workshop đó tốt nhất phải có kinh nghiệm, họ là người có tư tưởng trung lập. Tuy nhiên, nếu là một thành viên trong cùng dự án trong buổi workshop đều có thể thay thế người điều phối chính.

Các bước thực hiện một buổi Workshop

Chuẩn bị cho Workshop

Có nhiều yếu tố liên kết với nhau để mang đến sự thành công của một buổi Workshop.

  • Xác định mục đích và kết quả của buổi workshop
  • Xác định những người tham gia
  • Xác định người ghi chép và người điều phối
  • Xác định phương thức truyền tải
  • Lên kế hoạch cụ thể cho buổi workshop
  • Sắp xếp, chuẩn bị phòng ốc, máy chiếu và những thiết bị liên quan
  • Gửi kịch bản, chương trình cho những người tham dự trước khi bắt đầu

Như vậy, khâu chuẩn bị tốt thì kết quả mang lại sẽ tốt hơn, ngược lại nếu chuẩn bị không tốt kết quả sẽ không như kỳ vọng.

workshop la gi nhi.png

Xác định vai trò các đối tượng tham dự workshop

Để đưa ra một buổi workshop thành công tiếp đến là việc xác định vai trò các đối tượng tham dự, mỗi người sẽ có một vai trò riêng cần phải hoàn thành.

Nhà tài trợ: Là người hậu thuẫn nhưng không nhất thiết phải là người tham gia workshop và cũng không cần phải chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng.

Người điều phối: Người này chính là người chủ chốt, người cầm trịch cho buổi Workshop. Người này đảm bảo cho kết quả đầu ra phải thành công như kỳ vọng, tức là bọ bắt buộc phải có mặt từ đầu đến cuối buổi, phải chịu trách nhiệm cho kết quả của buổi workshop này.

Người ghi chép: Đây là người ghi chép tài liệu cho những quyết định đã được đưa ra, và được xác định trước khi bắt đầu buổi workshop, họ tiếp tục theo dõi các hạng mục và các vấn đề đang diễn ra.

Người giám sát thời gian: Người này sẽ đảm bảo cho chương trình diễn ra và kết thúc theo đúng khung giờ trong kế hoạch đã đưa ra từ ban đầu.

Người tham dự: Không phân chia giới tính, độ tuổi, họ chỉ cần là người có liên quan trong lĩnh vực và phải có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân, có quan điểm và góc nhìn riêng trong buổi workshop

Tiến hành workshop

Người điều phối sẽ bắt đầu buổi workshop với việc đưa ra tuyên bố về mục đích và kết quả. Trong quá trình điều phối lĩnh vực họ phải tôn trọng các quan điểm của người khác, mọi đóng góp đều quan trọng và đáng được ghi nhận.

Tham khảo:

Tổng kết workshop

Sau workshop, người điều phối tiếp tục làm việc với các hạng mục đã thảo luận, ghi nhận trong workshop, hoàn thành các tài liệu liên quan, phân phối chúng đến người tham dự và các bên liên quan về hạng mục đã được hoàn thành.

Như vậy, các chương trình Workshop bao gồm các khía cạnh chính của sáng kiến, kinh nghiệm của các công ty tham gia và một số thử nghiệm cũng như ứng dụng được phát triển theo sáng kiến trong buổi workshop.